SMS-skabeloner til klinikker: 25 beskeder til hele kunderejsen

Her er 25 SMS-skabeloner til klinikker, som dækker hele kunderejsen: bekræftelse, påmindelse, forberedelse, efterpleje, afbud, ubesvarede opkald, anmeldelser, genaktivering, loyalitet og gavekort. Skabelonerne er skrevet til at holde sig under 160 tegn, så de koster én SMS, og de kan bruges af skønhedsklinikker, kosmetologer, frisører, neglesaloner, massører, spa og fysioterapeuter.

Først gennemgår vi de regler og tekniske detaljer, der afgør, om en SMS virker – og om den overhovedet må sendes.

Er det en servicebesked eller markedsføring?

Det vigtigste skel i SMS til kunder er, om beskeden er service eller markedsføring:

• Servicebeskeder handler om en aftale, kunden allerede har: bekræftelse, påmindelse, forberedelse, efterpleje og ændringer. De må sendes uden samtykke til markedsføring.
• Markedsføring er beskeder, der skal få kunden til at købe eller booke igen: tilbud, "vi savner dig", nye behandlinger og fødselsdagsrabat. De kræver forudgående samtykke efter markedsføringslovens § 10.

Forbrugerombudsmanden forklarer reglerne i vejledningen om uanmodede elektroniske henvendelser og om indhentelse af samtykke. Der findes en undtagelse for egne, lignende produkter til eksisterende kunder, men den er snæver. I en sag om skønhedsprodukter kunne en virksomhed ikke bruge undtagelsen. Den sikre vej er at spørge om samtykke ved booking.

Hvor lang må en SMS være?

En almindelig SMS kan indeholde 160 tegn. Det gælder, så længe beskeden kun bruger tegn fra standardtegnsættet GSM 03.38. Æ, ø og å er heldigvis med. Bruger I en emoji, en lang tankestreg (–) eller krøllede anførselstegn, skifter beskeden til et andet tegnsæt, hvor grænsen er 70 tegn. Så kan én påmindelse pludselig koste to eller tre SMS'er.

Med 0,50 kr. pr. SMS og 400 påmindelser om måneden er forskellen på én og to SMS'er pr. besked 2.400 kr. om året. Tjek derfor længden med rigtige navne og datoer indsat, ikke kun skabelonen.

Sådan skriver du en god klinik-SMS

1. Start med kundens navn og klinikkens navn, så kunden ved, hvem der skriver.
2. Én besked, ét formål. Påmindelse eller tilbud – ikke begge dele.
3. Dato, tid og behandling i påmindelser, så kunden ikke skal lede.
4. Ét link til at booke, flytte eller aflyse.
5. Send i dagtimerne, typisk mellem kl. 9 og 19.
6. Afmeldingsmulighed i alle markedsføringsbeskeder.

Felter i krøllede parenteser, fx {fornavn} og {tid}, udfyldes automatisk af bookingsystemet.

Skabeloner til booking og bekræftelse

1. Bekræftelse
   Hej {fornavn}. Din tid til {behandling} hos {klinik} er bekræftet {dato} kl. {tid}. Flyt eller aflys her: {link}
2. Bekræftelse til ny kunde
   Hej {fornavn}, velkommen til {klinik}! Vi glæder os til at se dig {dato} kl. {tid}. Adresse og parkering: {link}
3. Tiden er flyttet
   Hej {fornavn}. Din tid er nu flyttet til {dato} kl. {tid}. Vi ses hos {klinik}. Spørgsmål? Svar på denne SMS.

Skabeloner til påmindelser

Påmindelsen er den SMS, der betyder mest for kalenderen. Læs mere om timing i guiden om SMS-påmindelser før behandlingen.

4. Dagen før
   Hej {fornavn}. Påmindelse: {behandling} i morgen kl. {tid} hos {klinik}. Kan du ikke komme, så flyt eller aflys her: {link}
5. Tre dage før en lang behandling
   Hej {fornavn}. Om 3 dage, {dato} kl. {tid}, har du {behandling} hos {klinik}. Den varer ca. 2 timer. Flyt her: {link}
6. Med afbudsregel
   Hej {fornavn}. Husk din tid {dato} kl. {tid}. Afbud senest 24 timer før, ellers opkræves {gebyr} kr. Flyt her: {link}
7. Samme dag
   God morgen {fornavn}. Vi ses i dag kl. {tid} hos {klinik}. Kom gerne 5 min. før. Vi glæder os!

Skabeloner til forberedelse og efterpleje

8. Forberedelse til hudbehandling
   Hej {fornavn}. Før din behandling {dato}: Undgå retinol og peeling 3 dage før, og kom uden makeup. Spørgsmål? Svar her.
9. Forberedelse til fysioterapi eller massage
   Hej {fornavn}. Til din tid {dato}: Tag løst tøj på, og medbring gerne papirer fra lægen. Hilsen {klinik}
10. Efterpleje
    Hej {fornavn}. Tak for i dag! Husk solcreme de næste 7 dage, og undgå sauna i 48 timer. Skriv, hvis du har spørgsmål. {klinik}
11. Opfølgning dagen efter
    Hej {fornavn}. Hvordan har du det efter behandlingen i går? Svar gerne her, hvis noget driller. Hilsen {behandler}, {klinik}

Tilpas forberedelse og efterpleje til jeres egne behandlinger og faglige anbefalinger. Teksterne ovenfor er eksempler.

Skabeloner til afbud og ledige tider

12. Aflysning bekræftet
    Hej {fornavn}. Din tid {dato} kl. {tid} er aflyst. Vil du booke en ny tid, kan du gøre det her: {link}
13. Efter en udeblivelse
    Hej {fornavn}. Vi savnede dig i dag kl. {tid}. Vil du booke en ny tid? Her er de næste ledige: {link}
14. Ledig tid til kunder, der har bedt om besked
    Hej {fornavn}. Der er blevet en tid ledig i morgen kl. {tid} til {behandling}. Book den her, før den er væk: {link}

Vil I vide, hvad udeblivelserne koster jer, så brug beregneren til udeblivelser.

Skabeloner til ubesvarede opkald

15. Kunne ikke tage telefonen
    Hej, det er {klinik}. Vi kunne ikke tage telefonen lige nu. Skriv her, hvad du har brug for, eller book online: {link}
16. Uden for åbningstid
    Hej, tak for dit opkald til {klinik}. Vi har lukket nu og åbner kl. {tid}. Du kan booke online døgnet rundt: {link}

Se, hvordan det kan ske automatisk, i guiden om automatisk SMS ved ubesvaret opkald.

Skabeloner til anmeldelser

17. Efter besøget
    Hej {fornavn}. Tak for dit besøg hos {klinik} i dag. Vil du hjælpe os med en kort anmeldelse på Google? Det tager 1 minut: {link}
18. Personlig fra behandleren
    Hej {fornavn}, det var dejligt at se dig i dag. Hvis du har 1 minut, vil {behandler} blive glad for en anmeldelse: {link}

Bed alle kunder – ikke kun de tilfredse – og giv ikke rabat for en anmeldelse. Læs mere i guiden om at få flere Google-anmeldelser.

Skabeloner til genaktivering (kræver samtykke)

19. Det er tid igen
    Hej {fornavn}. Det er snart 6 uger siden dit sidste besøg hos {klinik}. Skal vi finde en ny tid? {link} Afmeld: {afmeld}
20. Vi har ikke set dig længe
    Hej {fornavn}. Det er et stykke tid siden, vi har set dig hos {klinik}. Vi har ledige tider i næste uge: {link} Afmeld: {afmeld}
21. Ny behandling
    Hej {fornavn}. Nyt hos {klinik}: {behandling}. Som fast kunde kan du booke før alle andre: {link} Afmeld: {afmeld}

Skabeloner til loyalitet og fødselsdag (kræver samtykke)

22. Næsten fuldt stempelkort
    Hej {fornavn}. Du mangler kun 1 stempel til en gratis {belønning} hos {klinik}. Se dit kort i Wallet: {link} Afmeld: {afmeld}
23. Fødselsdag
    Tillykke med fødselsdagen, {fornavn}! Fra os alle hos {klinik}. Din gave venter ved næste besøg. Afmeld: {afmeld}

Skabeloner til gavekort

24. Kvittering for gavekort
    Tak for dit køb! Dit gavekort til {klinik} på {beløb} kr. er sendt til {modtager}. Det kan bruges frem til {dato}.
25. Gavekortet udløber snart
    Hej {fornavn}. Dit gavekort til {klinik} på {beløb} kr. udløber {dato}. Book din behandling her: {link}

Sådan sender Allio beskederne for jer

• Bekræftelser og påmindelser sendes automatisk fra Allio Booking for 0,50 kr. pr. SMS.
• SMS ved ubesvarede opkald med Allio Phones, hvor AI-klinikassistenten kan fortsætte dialogen.
• Svar samlet ét sted i den samlede indbakke.
• Anmeldelsesanmodninger, genaktivering og kampagner til de rigtige kunder med Allio Komplet.
• Loyalitetskort og gavekort, som kunderne har i deres Wallet eller på e-mail.

Ofte stillede spørgsmål

Må man sende SMS-påmindelser uden samtykke?

Ja. En påmindelse om en tid, kunden selv har booket, er en servicebesked og ikke markedsføring. Den må ikke indeholde tilbud.

Hvor mange tegn må en SMS have?

160 tegn med standardtegnsættet, hvor æ, ø og å er med. Bruger I emojis eller særlige tegn, falder grænsen til 70 tegn pr. SMS.

Hvornår på dagen skal man sende SMS til kunder?

I dagtimerne, typisk mellem kl. 9 og 19. Påmindelser fungerer bedst dagen før, og kampagner virker godt på hverdage før frokost.

Konklusion

Gode klinik-SMS'er er korte, personlige og har ét formål. Hold servicebeskeder og markedsføring adskilt, få samtykke til markedsføring, og hold beskederne under 160 tegn. Brug skabelonerne som udgangspunkt, og tilpas dem til jeres egen tone og jeres egne behandlinger.