Hvad koster udeblivelser din klinik? Beregn det på 1 minut

Hvad koster udeblivelser din klinik? De fleste klinikker kender fornemmelsen af en tom tid, men få kender beløbet. Indtast jeres egne tal i beregneren nedenfor: bookinger pr. uge, andel udeblivelser, gennemsnitspris og hvor mange tider I når at fylde igen. Så får I tabet pr. måned og pr. år – og hvad det er værd at halvere det.

Hvad tæller som en udeblivelse?

En udeblivelse – også kaldet en no-show – er en booking, hvor kunden ikke dukker op og ikke har meldt afbud. I beregningen giver det mening også at tælle sene afbud med, fx afbud under 24 timer før, fordi tiden sjældent kan fyldes så sent.

Tæl udeblivelserne i fire uger, og del med antallet af bookinger. Får I 14 udeblivelser og sene afbud ud af 320 bookinger, er andelen 4,4 %.

Sådan regner du det ud – trin for trin

1. Bookinger pr. måned: bookinger pr. uge × 4,33. Eksempel: 80 × 4,33 = 347.
2. Udeblivelser pr. måned: 347 × 5 % = 17,3.
3. Omsætning i de tomme tider: 17,3 × 600 kr. = 10.400 kr.
4. Træk de tider fra, I fylder igen: Fylder I 20 %, er tabet 10.400 kr. × 80 % = 8.320 kr. om måneden.
5. Pr. år: 8.320 kr. × 12 = 99.840 kr.

Eksempler: Hvad koster udeblivelser i forskellige klinikker?

Tabellen viser regneeksempler med typiske antagelser. Det er ikke målte gennemsnit for branchen – brug beregneren med jeres egne tal.

*Med 20 % af tiderne fyldt igen. For massøren er det sat til 10 %, fordi det er sværere at fylde en tid alene.

Hvad tallet ikke viser

Den tabte omsætning er kun en del af regningen. En udeblivelse koster også:

• Behandlerens tid, som stadig skal betales, selvom tiden står tom.
• Kunder, der blev afvist, fordi tiden så ud til at være optaget.
• Produktsalg, der ikke sker, når kunden ikke kommer.
• Næste booking, som kunden ellers ville have lavet ved kassen.

Husleje og løn er de samme, uanset om kunden kommer. Derfor går næsten hele omsætningen fra en fyldt tid direkte til bundlinjen.

Sådan får du tallet ned

De fleste udeblivelser skyldes, at kunden glemte tiden eller ikke kunne aflyse nemt. Det er derfor de første greb, der virker bedst:

1. Automatiske påmindelser dagen før. Se SMS-påmindelser før behandlingen og 25 SMS-skabeloner.
2. Nem aflysning og flytning via et link i påmindelsen.
3. En tydelig afbudspolitik, som kunden ser ved booking.
4. Betaling ved booking på de dyreste og længste behandlinger.
5. Fyld tomme tider fra en venteliste eller med en SMS til kunder, der gerne vil have en tid hurtigt.

Hele planen står i guiden om færre udeblivelser i klinikken.

Hvad er gevinsten ved at halvere udeblivelserne?

I eksemplet med 80 bookinger om ugen giver det cirka 50.000 kr. mere om året at gå fra 5 % til 2,5 %. Til sammenligning koster SMS-påmindelser til alle 4.160 bookinger om året 2.080 kr. ved 0,50 kr. pr. SMS. Påmindelserne skal altså kun forhindre fire udeblivelser om året for at betale sig selv.

Sådan hjælper Allio med at mindske udeblivelser

• SMS-påmindelser sendes automatisk fra Allio Booking for 0,50 kr. pr. SMS.
• Kunden kan flytte eller aflyse selv via online booking, så tiden bliver ledig i tide.
• Betaling ved booking med Allio Pay på de behandlinger, hvor en tom tid koster mest.
• Overblik på kundekortet, så I kan se, hvem der udebliver gentagne gange.

Ofte stillede spørgsmål

Hvad er en normal andel udeblivelser?

Det varierer meget mellem klinikker og behandlinger. Mål jeres eget tal over fire uger. Det er det tal, I skal følge og forbedre.

Må klinikken tage et gebyr for udeblivelser?

Ja, hvis kunden er gjort opmærksom på reglen, før hun booker, fx i bookingbekræftelsen og på bookingsiden. Gebyret skal stå i et rimeligt forhold til behandlingens pris.

Skal sene afbud tælles med?

Ja, i beregningen. Et afbud et par timer før kan sjældent fyldes, så det koster næsten det samme som en udeblivelse.

Konklusion

Udeblivelser koster de fleste klinikker langt mere, end det føles som i hverdagen – ofte et sekscifret beløb om året. Regn jeres eget tal ud med beregneren, og start med de billigste greb: automatiske påmindelser, nem aflysning og en tydelig afbudspolitik.