Sådan starter du en fysioterapiklinik – og fylder kalenderen med patienter

At starte en fysioterapiklinik giver frihed til at arbejde, som du mener er bedst for patienterne. Men fysioterapi er sundhedsfaglig behandling, og der er flere krav at have styr på end i mange andre brancher – fra autorisation og registrering af klinikken til journalføring og økonomien omkring tilskud.

Her er de vigtigste trin, når du vil starte en privat fysioterapiklinik i Danmark.

Men en klinik er ikke bæredygtig, fordi den er godt startet. Den er bæredygtig, når patienterne gennemfører deres forløb, kommer igen, og kalenderen er fyldt uge efter uge. Det kræver gode systemer til booking, påmindelser og opfølgning.

Guiden har to dele: at starte klinikken og at holde patienterne i forløbet, så kalenderen er fuld.

1. Din autorisation

Titlen fysioterapeut er beskyttet, og du skal have dansk autorisation fra Styrelsen for Patientsikkerhed. Har du en udenlandsk uddannelse, skal den godkendes først. Patienter og samarbejdspartnere kan slå autorisationen op i Autorisationsregistret.

2. Registrér klinikken som behandlingssted

Sundhedsfaglige behandlingssteder skal være registreret i Styrelsen for Patientsikkerheds behandlingsstedsregister, inden de begynder at behandle. Det gælder også private fysioterapiklinikker. Registreringen er knyttet til klinikkens CVR-nummer, og der betales et årligt gebyr til det risikobaserede tilsyn. Se, hvilke behandlingssteder der skal registreres.

Nye klinikker kan få et opstartstilsyn, som primært er vejledende. Det er en god anledning til at få styr på instrukser, hygiejne og journalføring fra start.

3. Med eller uden ydernummer?

Med et ydernummer under praksisoverenskomsten kan patienter med henvisning få offentligt tilskud til behandlingen. Antallet af ydernumre er begrænset, og mange nye klinikker starter derfor uden.

• Uden ydernummer betaler patienten selv, eventuelt med tilskud fra en sundhedsforsikring eller en privat forsikringsordning.
• Med ydernummer får du adgang til patienter med lægehenvisning, men skal følge overenskomstens regler og takster.

Valget påvirker din prissætning, din markedsføring og hvilke patienter, du henvender dig til. Tal med din faglige organisation om mulighederne.

4. Virksomhed, moms og forsikring

Virksomheden registreres via Start virksomhed på Virk. Fysioterapeutisk behandling udført af autoriserede fysioterapeuter er som udgangspunkt momsfritaget, mens fx salg af træningsudstyr og produkter er momspligtigt. Tjek reglerne hos Skattestyrelsen og med en revisor. Husk også patientforsikring og en erhvervsansvarsforsikring.

Fordi behandlingerne er momsfritagne, skal klinikken i stedet være opmærksom på lønsumsafgift. Den skal betales, når afgiftsgrundlaget overstiger 80.000 kr. i et indkomstår – se Skattestyrelsens introduktion til lønsumsafgift.

5. Journalføring fra første patient

Som autoriseret sundhedsperson har du pligt til at føre journal. Journalen skal være tilgængelig, sikker og knyttet til den rigtige patient. Vælg et system, der samler booking, patientoplysninger og journal, så du ikke skal dobbeltregistrere. Se, hvordan journalføring i Allio fungerer.

6. Lokale og udstyr

En fysioterapiklinik skal have behandlingsrum med mulighed for diskretion, plads til træning og gode adgangsforhold – mange patienter kommer med smerter eller nedsat bevægelighed. Tænk over parkering, elevator og nærhed til offentlig transport. Udstyret spænder fra briks og træningsredskaber til udstyr til specifikke behandlinger.

Del 2: Sådan holder du patienterne i forløbet og kalenderen fuld

Fysioterapi er sjældent én behandling. Det er et forløb, hvor resultatet afhænger af, at patienten kommer igen. Hver patient, der stopper for tidligt, er både et dårligere resultat og en tom tid i kalenderen.

Sådan får du flere patienter

Nye patienter søger efter hjælp, når problemet er værst – og vælger den klinik, der er nem at finde og nem at booke.

Online booking for nye patienter

Nye patienter søger ofte efter hjælp, når smerterne er værst – også om aftenen. Gør det muligt at booke en første konsultation online, med en længere varighed end opfølgninger, så du har tid til undersøgelse.

Bliv fundet på Google og Instagram

De fleste nye patientr finder dig via Google eller Instagram. Hold din Google-profil opdateret med åbningstider, billeder og et direkte bookinglink, og læg samme link i din Instagram-bio. Skriv om de problemer, du behandler – patienter søger på symptomer og skader.

Anmeldelser gør en stor forskel for, hvem der bliver valgt. Bed om en anmeldelse kort efter besøget, mens oplevelsen er frisk. I Allio Komplet sendes anmodningen automatisk med et direkte link til jeres Google-profil – se guiden om flere Google-anmeldelser.

Svar hurtigt på beskeder og opkald

Mange patientr skriver eller ringer, før de booker – og vælger den, der svarer først. Når du står med en behandling, kan du ikke svare. Saml beskeder fra SMS, Instagram, Messenger og e-mail i én samlet indbakke, og lad en automatisk SMS gå ud, når et opkald ikke bliver besvaret, så henvendelsen ikke forsvinder.

Allios AI-klinikassistent kan besvare de typiske spørgsmål om priser, behandlinger og ledige tider og booke direkte – også om aftenen, når du har lukket. Læs mere i guiden om AI-chatbot til klinikker.

Sådan holder du kalenderen fuld

I en fysioterapiklinik kommer en fuld kalender især fra forløb, der bliver gennemført.

Book forløbet – ikke kun næste tid

Når du ved, at et forløb typisk kræver flere behandlinger, så book dem fra start, eller i hvert fald de næste to-tre tider. Det giver patienten et klart forløb og dig en kalender, du kan planlægge efter. Gentagne bookinger gør det hurtigt.

Påmindelser holder forløbet i gang

En påmindelse før hver tid reducerer glemte aftaler og minder patienten om at medbringe træningstøj eller henvisning. Gør det let at flytte i stedet for at blive væk, så tiden kan gå til en anden patient. Se guiden om udeblivelser i klinikken.

Sådan fylder du hullerne i kalenderen

• Akuttider: Hold et par tider åbne til patienter med akutte smerter.
• Ventelister: Ring eller skriv til patienter, der gerne vil have en tidligere tid, når nogen aflyser.
• Samarbejder: Læger, træningscentre og klubber kan sende patienter din vej.
• Holdtræning: Hold kan udnytte lokalet og fylde stille timer.

Sådan får du patienterne til at komme igen

Loyalitet i fysioterapi handler om tillid og resultater – og om at være den første, patienten tænker på, når problemet vender tilbage.

Opfølgning efter forløbet

Når forløbet er slut, kan en kort opfølgning efter nogle uger fange de patienter, der har brug for en ekstra behandling eller et træningsprogram. Det er også et godt tidspunkt at bede om en anmeldelse. Se flere Google-anmeldelser.

Journal og booking samme sted

Når journal, forløb og booking ligger i samme system, kan du hurtigt se, hvor langt patienten er, og hvad der skal ske næste gang. Det sparer dobbeltregistrering og gør det lettere at holde styr på mange forløb på én gang.

Følg op, når en fast kunde ikke kommer igen

De fleste patientr har en fast rytme – typisk et forløb med faste mellemrum og et tjek nogle måneder efter. Når en kunde har overskredet sin rytme, er det tid til en venlig, personlig besked, før hun finder et andet sted. Allio Komplet holder øje med besøgsrytmen pr. kunde og kan følge op automatisk. Tidligere kunder, der ikke har været der længe, kan I nå med en målrettet kampagne – se guiden om genaktivering.

Sådan hjælper Allio din fysioterapiklinik med at holde kalenderen fuld

Sådan ser forløbet ud i praksis, fra den første booking til kunden kommer igen:

1. Patienten finder klinikken på Google og booker en første konsultation online.
2. Efter undersøgelsen booker du de næste tider i forløbet med gentagne bookinger.
3. Patienten får en påmindelse før hver tid med mulighed for at flytte i stedet for at aflyse.
4. Journal, forløb og booking ligger samme sted, så du kan se, hvor langt patienten er.
5. Når forløbet er afsluttet, beder klinikken om en anmeldelse.
6. Patienter, der ikke har været der længe, kan få en opfølgning eller et tilbud om et tjek.

Hvad koster det?

• Allio Booking – 0 kr. om måneden: online booking, kalender, kundekort, gentagne bookinger, betaling og Tap to Pay. SMS-påmindelser koster 0,50 kr. pr. SMS.
• Allio Phones – 99 kr. / 4. uge: samlet indbakke og automatisk SMS ved ubesvarede opkald (0,50 kr. pr. SMS).
• Allio Komplet – fra 2.500 kr. / 4. uge ekskl. moms: loyalitetskort i Wallet, opfølgning på besøgsrytme, genaktivering og kampagner, AI-klinikassistent og automatiske anmodninger om Google-anmeldelser.

Journalføring er med i Allio Booking uden ekstra betaling. Se alle priser.

Nøgletal, du skal følge hver måned

Du behøver ikke et stort regneark. Disse tal fortæller, om kalenderen er på vej op eller ned:

• Belægning: hvor stor en del af behandlingstiderne der blev booket.
• Gennemførte forløb: hvor mange patienter der gennemfører det antal behandlinger, I anbefalede.
• Udeblivelser og sene afbud: andel og hvornår de sker.
• Nye patienter pr. måned: og hvor de kommer fra – henvisninger, Google eller anbefalinger.
• Genbesøg: hvor mange tidligere patienter der kommer igen.

Hvad koster det at starte en fysioterapiklinik?

Prisen afhænger især af, om du lejer en stol eller et rum, eller indretter et helt lokale. Lav dit budget ud fra disse poster:

• husleje og indretning af behandlings- og træningsrum
• brikse, træningsudstyr og eventuelt behandlingsudstyr
• registrering som behandlingssted og det årlige tilsynsgebyr
• forsikringer, herunder patientforsikring
• system til booking og journalføring
• revisor, hjemmeside og markedsføring
• en buffer til opstartsperioden

Lejer du dig ind i et sundhedshus, kan du dele venteværelse og reception med andre behandlere og holde de faste udgifter nede i starten.

Tidslinje: de sidste måneder før åbning

• 4 måneder før: forretningsplan, beslutning om ydernummer og søgning efter lokale.
• 3 måneder før: CVR, forsikringer og registrering som behandlingssted.
• 2 måneder før: indretning, udstyr, instrukser og hygiejnerutiner.
• 1 måned før: booking- og journalsystem, hjemmeside og Google-profil.
• Ved åbning: kontakt læger og samarbejdspartnere i området.

Typiske fejl at undgå

• at begynde at behandle, før klinikken er registreret som behandlingssted
• at vente med journalføringen, til der er tid
• at undervurdere, hvor lang tid det tager at opbygge henvisninger
• ikke at have plads i kalenderen til akutte patienter
• at lade forløb løbe ud i sandet, fordi ingen booker næste tid

Ofte stillede spørgsmål

Skal en fysioterapiklinik registreres?

Ja. Klinikken skal være registreret i Styrelsen for Patientsikkerheds behandlingsstedsregister, før den begynder at behandle.

Kan man starte uden ydernummer?

Ja. Mange nye klinikker starter uden, så patienterne betaler selv eller via en sundhedsforsikring.

Hvordan holder jeg patienterne i forløbet?

Book de næste tider på forhånd, send påmindelser før hver tid, og gør det let at flytte i stedet for at aflyse.

Skal jeg have et journalsystem fra start?

Ja. Som autoriseret fysioterapeut har du journalføringspligt fra første patient.

Konklusion

En fysioterapiklinik kræver mere forberedelse end mange andre klinikker: autorisation, registrering som behandlingssted, journalføring og et bevidst valg om ydernummer. Når det er på plads, handler det om at gøre det nemt for patienterne at booke, holde dem i forløbet og bygge et netværk, der sender nye patienter din vej. Tjek altid de gældende regler hos myndighederne – denne guide er generel information og ikke juridisk rådgivning.

Når klinikken først er åben, er det forløb, påmindelser og opfølgning, der holder patienterne i gang – og kalenderen fuld.