Gratis bookingsystem: Sådan vælger I et, der fylder kalenderen – uden skjulte gebyrer

Et gratis bookingsystem lyder som en nem beslutning. Men "gratis" kan betyde meget forskelligt: en prøveperiode, en begrænset version, et system der tager gebyr pr. booking, eller et system, hvor selve bookingen faktisk er gratis, og man kun betaler for tilvalg.

For en klinik eller salon er bookingsystemet hjertet i hverdagen. Det er her, kunderne booker, her historikken ligger, og her medarbejderne arbejder hele dagen. Derfor er det værd at tjekke de samme ting, som man ville tjekke ved et betalt system. Her er otte punkter.

1. Hvad betyder "gratis" præcist?

Spørg direkte, og få svaret på skrift:

• Er det gratis for altid, eller er det en prøveperiode?
• Er der et loft over antal bookinger, kunder eller kalendere?
• Tager systemet gebyr pr. booking eller pr. medarbejder?
• Hvad koster tilvalg som SMS-påmindelser og online betaling?

Et system, der er gratis op til 50 bookinger om måneden, er ikke gratis for en travl klinik. Og et system, der tager et gebyr pr. booking, kan blive dyrere end et fast abonnement.

2. Kan kunderne booke selv – nemt?

Det vigtigste for jeres omsætning er, at kunderne kan booke selv, når de har lyst – også om aftenen. Test bookingen på jeres egen telefon som en kunde: Hvor mange klik tager det? Kan man vælge behandler? Får man en bekræftelse med det samme? Kan bookingen ligge på jeres hjemmeside, Instagram og Google?

3. Passer kalenderen til jeres hverdag?

En klinik har andre behov end en frisør, og en frisør andre end en fysioterapeut. Tjek, at systemet kan håndtere det, I faktisk gør:

• flere behandlere med hver deres arbejdstider
• pauser, blokeringer og ferie
• behandlinger af forskellig længde og med pausetid imellem
• rum eller udstyr, der kun kan bruges af én ad gangen
• gentagne bookinger, fx et forløb hos fysioterapeuten

4. Påmindelser og udeblivelser

Påmindelser er den enkleste måde at få færre udeblivelser. Tjek, om systemet sender dem automatisk, om det sker på SMS, e-mail eller begge, og hvad en SMS koster. Tjek også, om kunden selv kan flytte eller aflyse fra påmindelsen. Læs mere i vores guide om udeblivelser i klinikken.

5. Hvem ejer kundedataene?

Det er jeres kunder, og det skal være jeres data. Når et bookingsystem gemmer oplysninger om jeres kunder på jeres vegne, er systemet databehandler, og I er dataansvarlige. Der skal derfor være en databehandleraftale. Spørg også, hvor data opbevares, og hvem der har adgang.

Lige så vigtigt: Kan I få alle data ud igen? Spørg, om I kan eksportere kunder, historik og fremtidige bookinger, hvis I en dag vil skifte. Et gratis system, der låser jeres kundedata inde, er ikke gratis i det lange løb. Se også guiden om at skifte bookingsystem uden at miste kundedata.

6. Betaling og kasse

Mange klinikker vil gerne kunne tage betaling ved booking, sende et betalingslink eller tage imod kort i receptionen. Tjek, om det hænger sammen med bookingen, eller om I skal have et separat system ved siden af. Tjek også gebyrerne pr. transaktion – det er dér, mange "gratis" systemer tjener deres penge.

7. Kan systemet vokse med jer?

I dag har I måske brug for en kalender. Om et år vil I måske sende kampagner til tidligere kunder, samle beskeder fra Instagram og SMS ét sted eller give kunderne et digitalt stempelkort. Det er en fordel, hvis det kan ske i samme system, så I ikke ender med fem forskellige programmer, der ikke taler sammen.

8. Hjælp og flytning

Hvem hjælper, når noget driller en fredag eftermiddag? Er der dansk support? Og vil leverandøren hjælpe med at flytte jeres eksisterende kunder og bookinger, så I ikke starter forfra?

De typiske skjulte omkostninger

Når et bookingsystem er gratis, tjener leverandøren typisk sine penge et andet sted. Det er ikke nødvendigvis et problem – men det skal være tydeligt. Kig efter:

• Gebyr pr. booking eller pr. ny kunde, især via en markedsplads eller app, hvor systemet selv har skaffet kunden
• Transaktionsgebyrer på online betaling, som er højere end hos andre udbydere
• Betaling pr. medarbejder eller kalender, når I vokser ud over den gratis version
• Opsætning og flytning, der koster et engangsbeløb
• Funktioner bag betalingsmur, fx påmindelser, eksport eller rapporter

Spørgsmål, I bør stille leverandøren

• Hvad sker der med prisen, når vi får flere behandlere eller flere bookinger?
• Tager I gebyr af kunder, der finder os via jeres egen app eller markedsplads?
• Kan vi eksportere alle kunder, noter og fremtidige bookinger – og i hvilket format?
• Hvor opbevares data, og hvem har adgang til dem?
• Hvem hjælper, hvis noget går galt, og hvor hurtigt svarer I?

Se en konkret sammenligning af fem løsninger i guiden om det bedste bookingsystem til små saloner.

Hvornår giver et betalt system mening?

Et betalt system kan være det rigtige, hvis I har brug for funktioner, som ikke findes i de gratis versioner, fx avanceret ressourcestyring, flere afdelinger eller særlige integrationer. Sammenlign altid den samlede pris over et år – inklusive SMS, betalingsgebyrer og tilvalg – frem for kun månedsprisen. Det billigste på papiret er ikke altid det billigste i praksis.

Tjekliste før I vælger

• Er det gratis for altid – og uden loft over bookinger?
• Hvad koster SMS, online betaling og andre tilvalg?
• Kan kunderne booke på under et minut fra mobilen?
• Passer kalenderen til jeres behandlere, rum og pauser?
• Sendes påmindelser automatisk?
• Er der en databehandleraftale, og kan I eksportere jeres data?
• Hænger betaling og booking sammen?
• Er der dansk support og hjælp til flytning?

Konklusion

Et gratis bookingsystem kan sagtens være det rigtige valg – men kun, hvis det er gratis på de punkter, der betyder noget for jer, og ikke låser jeres data eller jeres økonomi fast. Brug tjeklisten, test bookingen som kunde, og spørg ind til data og flytning, før I bestemmer jer. Se også, hvordan Allio sammenligner med andre bookingsystemer.